Financování IT projektů je v současné nejisté situaci pro firmy všech velikostí zásadnější, než tomu bylo v minulých letech. Podstatně ovlivnit celkovou nákladnost projektu lze výběrem optimálního kontrakt modelu, čemuž však zatím většina zadavatelů nevěnuje takovou pozornost. Dřívější standardy přitom přestávají dynamické době stačit. Jaké přístupy lze zvolit a který je nejvhodnější pro váš projekt?
Vodopád vs. agile
Před samotnou volbou kontrakt modelu je naprosto nezbytné pochopit zákazníka a sladit se s ním. Je pro něj klíčový termín? Jsou tím nejdůležitějším parametrem peníze? Lze v průběhu realizace očekávat změnu zadání?
Vzájemné porozumění je zásadní pro rozhodnutí, zda zvolit volit vodopádový, nebo agilní model dodávky projektu. Obecně lze říci, že agilní přístup je vhodný, když:
- Nemáme přesné zadání a víme, že se bude měnit v čase,
- chceme vidět výstupy co nejdříve - demo, prototyp atp.,
- máme menší projektový tým do 10 osob,
- dodáváme SaaS (nemusíme řešit infrastrukturu atp.).
Volba modelu dodávky projektu je přitom klíčová pro výběr nejlepšího contract modelu daného projektu. Pokud se budeme bavit o dodání hotového cloudového produktu, což začíná být standardem, lze pracovat s třemi nejběžnějšími variantami kontrakt modelů:
- FTFP (Fixed Time Fixed Price)
- Time & Material
- Bodyshop
FTFP
Model pevného času a pevné ceny je ideální ve chvíli, kdy zákazník přesně ví, co chce, a je tedy k dispozici detailní zadání. Vhodnou volbou je také u komplexních dodávek, kde je zapojeno více stran, a je tak třeba fixovat čas jedné dodávky v závislosti na další. Hodí se především u vodopádového modelu dodávek. Největší nevýhodou kontrakt modelu FTFP je nízká flexibilita.
U FTFP nese dodavatel odpovědnost za naplnění rozsahu projektu, časový harmonogram i za rozpočet. V pevné ceně musí být přitom zohledněna předvídatelná i nepředvídatelná rizika, která také nese dodavatel.
U dodávek, kde je v plánu aplikovat model FTFP, by zadavatelé měli dávat pozor na běžný nešvar, kterým jsou podhodnocené nabídky. Ty jsou obvykle zapříčiněny buď podceněním rizik, nebo opomenutím změnových požadavků.
Pozor na risk bez rizik
K podhodnocení nabídek často dochází z důvodu podcenění rizik ze strany dodavatele. Tato rizika mohou být jak interní (na straně dodavatele), tak i externí (na straně zákazníka). Patří mezi ně:
- příliš napjaté časování - riziko skluzu,
- neexistence detailního zadání, analýzy,
- malá zkušenost s daným zákazníkem nebo s částí technologie,
- projekt nemá u zákazníka vysokou prioritu, zákazník pozdě dodává součinnost,
- zákazník má složité procesy,
- nejsou k dispozici požadované zdroje - tým,
- projekt zasahuje do Vánoc/letních prázdnin, jiná časová zóna, atp.
Pokud se s těmito i dalšími riziky pracuje správně, lze je včas identifikovat a pracovat s nimi. Obvykle je lze snížit nebo zcela eliminovat. Možností jsou mitigace, transfer, vyhnutí se nebo akceptace rizika. Pokud již riziko nastane, je potřeba na to být nachystaný a mít připravený plán (tzv. Kontingenční plán), díky kterému ihned víme, jak reagovat a jaké jsou další kroky.
Jestliže takový plán vůbec nemáme, bude to stát další dodatečné peníze a čas. Pokud je nabídka podhodnocena a není již na začátku stanovena finanční rezerva na rizika, obvykle je pak snaha některé věci urychlit na úkor kvality a například šetřit na senioritě týmu, aby byl původní rozpočet udržen. Výsledkem tohoto přístupu může však být dokonce ohrožení celého projektu.
Ohlídejte si změny
Druhým častým přístupem, kterým lze vysvětlit podhodnocené dodávky, je spoléhání se na změnové požadavky projektu, na kterých dodavatel následně vydělá.
Proto by si zákazník měl u modelu FTFP při interním schválení projektu nechat schválit i rozpočet na změnové požadavky, což může být například 20 % z projektu. Je potřeba, aby si dal významně pozor na uvedené součinnosti, předpoklady, out of scope a rizika od dodavatele. Také je vhodné, aby byl rozsah dodávky popsaný tak detailně, že nemůže nastat následný rozpor, zda daná funkcionalita je, nebo není součástí dodávky.
Bodyshop
Protipólem modelu FTFP je tzv. Bodyshop, který je vhodné používat na dodělávky projektů nebo pro případ interní realizace projektu, je-li třeba doplnit kapacity vlastního týmu. Zjednodušeně lze říci, že se jedná o "nákup člověka”. Cenou práce je v tomto případě manday rate a obvykle se dělají pracovní výkazy.
U kontrakt modelu Bodyshop je potřeba více hlídat, že výstupy a jejich kvalita odpovídají očekávání zadavatele. Mělo by také dojít k určení, zda má bodyshoppista fungovat onsite nebo remote. A v neposlední řadě je nezbytné zajistit mu pro správné fungování všechny přístupy a zázemí jako u standardního zaměstnance.
Time & Material
Tento kontrakt model stojí mezi dvěma výše popsanými. I zde fungují obvykle měsíční výkazy a měsíční fakturace, ale více se aplikuje agilní přístup. Klient si v tomto pojetí řídí kapacitu týmu, průběžně vidí, kolik utrácí, a může to ovlivnit.
Ve srovnání s modelem FTFP lze při využití Time & Material zafixovat jen jednu z proměnných. Pevně stanovený může být tedy buď rozpočet, nebo čas, nikoliv obojí.
My v Enehanu tuto variantu preferujeme, protože umožňuje pracovat flexibilně a je nejefektivnější i z pohledu spolupráce, protože nevyžaduje robustní změnový proces. Rozhodně se jedná o nejlepší volbu, má-li být projekt dodáván agilně.
Individuální přístup
Popsané modely lze ale také kombinovat a různý typ kontraktu se dá aplikovat na různou část projektu. Například na začátku, v analytické části, je vhodné využít Time & Material a pro samotnou implementaci lze aplikovat FTFP, protože je pravděpodobné, že již nebude nutné dělat tolik změn. Fixovat až po analýze je rozhodně vhodnější cestou, jak v současné době smysluplně zrealizovat dodávku modelem FTFP.
