Není žádnou novinkou, že jsme obklopeni velkým množstvím dat. Pokud je však v našich firmách neumíme zpracovat, vytěžit, analyzovat a jasně interpretovat, jsou pro nás jen více nákladem než přínosem. Co udělat proto, aby nám přinášely přidanou hodnotu? Abychom se na jejich základě uměli denně rozhodovat, ale i predikovat vývoj na příští měsíc, nebo kvartál? Jak data využít pro vytvoření smysluplného strategického plánu z pohledu firmy i dílčích oddělení? V následujícím článku odpovíme na tyto dotazy. Taky se dočtete, jak člověk z byznysu zvládá v Tableau pracovat intuitivně. Proč jsme si pro reporting v Enehanu vybrali Tableau? Jaké jsou rozdíly reportů v Salesforce a v Tableau?
Co to je Tableau?
Tableau je komplexní BI platforma, která široké škále uživatelů pomáhá data analyzovat, vizualizovat, reportovat, prezentovat a interpretovat.
Ať vám data generuje SAP, Salesforce nebo jiná CRM platforma, je důležité si uvědomit, že lidský mozek myslí v obrazech a veškeré myšlenky si vizualizuje. Proto je pro nás přirozenější pochopit souvislosti z dashboardů než z holých tabulek. Aby nám data pomohla nejen při strategickém, ale i každodenním rozhodování, je nutné je správně vytěžovat, analyzovat a následně vizualizovat. Nám v Enehanu od léta pomáhá právě Tableau.
Jak to vidí Gartner?
Než se pustíme do sdílení našich osobních zkušeností, podívejme, jak si Tablaeu stojí podle Gartnera, americké společnosti zabývající se výzkumem a poradenstvím v oblasti informačních a komunikačních technologií. Umístění Tableau v horním pravém kvadrantu dokazuje, že jedním z nejlepších BI nástrojů na světě. Toto postavení si drží dlouhodobě a díky neustálemu přidávání nových funkcionalit své postavení také upevňuje.
Případovka z Enehana
V Enehanu díky platformě Salesforce pomáháme digitalizovat a automatizovat procesy našim zákazníkům, ale využíváme ji i interně. Salesforce umí také snadno vytvářet různé reporty a grafy, a tak se nabízí hned první otázky, proč jsme se rozhodli pro využití Tableau.
Důvody „pro“ Tableau
- Salesforce a Tableau jsou po akvizici v roce 2019 jedna společnost. Nástroje k sobě konvergují a dají se propojit s dalšími aplikacemi.
- Jednoduchost využití. Nástroj nejen pro technicky zdatné jedince, ale pro uživatele z byznysu, jako je CSO nebo CFO.
- Rychlost generování reportů. Není potřeba čekat na IT lidi, nebo přednastavování filtrů. Analýza milionu řádků dat probíhá řádově v sekundách.
- Konektory. Data nemíváme ve firmě na jednom místě. Bývají roztříštěná, v různých systémech. Tableau dovede díky nativním konektorům posbírat všechna data a následně s nimi pracovat.
- Jednoduché sdílení. Reporty vytváříme po top management firmy nebo pro externí uživatele. Tableau umožňuje výsledný dashboard sdílet s koncovým uživatelem na pár kliků.
- Komunita. Tak jako Salesforce, tak i Tableau, má komunitu příznivců a uživatelů po celém světě, kteří sdílí své zkušenosti. Pokud narazíte na nějaký problém, je velká pravděpodobnost, že ho již někdo řešil někdo před vámi a vy se k řešení snadno dostanete.
Rozdíly, výhody a nevýhody reportů a dashboardů v Tableau vs. v Salesforce.
Jak už jsme popsali výše, tak v Enehanu využíváme jako CRM Salesforce, který skvěle zvládá jednoduchý operativní reporting. Na druhou stranu pracuje pouze s daty ze Salesforce a možnosti výpočtů a filtrů jsou omezené. Enehano roste a s ním narůstá i agenda napříč všemi odděleními. Tableau nám vyhovuje, protože nám umožňuje:
- pracovat s daty i z externích zdrojů,
- jít při práci s daty více do hloubky,
- více pozornosti věnovat vyhodnocování výsledných čísel,
- využívat pokročilejší logiku při zpracování výsledků,
- v jednom grafu vizualizovat data z více zdrojů (funkce „data blending”) nebo
- ušetřit čas při přípravě a čištění dat.
Zeptal jsem naší CFO, Katky, na několik otázek.
Jak bys zhodnotila svoji osobní zkušenost s Tableau?
Dříve jsem pracovala hlavně v korporátech a získala zkušenosti s nástrojem SAP. Vytváření srozumitelných vizualizací a reportování top managementu nebylo úplně snadné. Až v Enehanu jsem začala pracovat se Salesforce a nyní nově s Tableau. Jeho přínos pro finanční oddělení vidím hlavně v efektivním vytěžování dat a možnosti moderní prezentace reálných výsledků top managementu.
Mohla bys uvést konkrétní příklad?
Podívejme se na dashboard oportunit (obchodních příležitostí) s očekávanými výnosy, který si k obrazu svému přizpůsobil náš obchodní ředitel. Cílem plánovat očekáváné výnosy, které jsou úzce spjaty se zakázkami v plánovaném období. Tento dashboard pomáhá finančnímu oddělení i k vyhodnocení výkonu jednotlivých obchodníků a plní tak více funkcí najednou.
Jakou v něm vidíš přidanou hodnotu?
Napadá mě vypíchnout tyto čtyři výhody:
- Na jeden klik můžu měnit sledované období, což je praktické například při analýze odchylek.
- Využít mohu širokou škálu filtrů. Filtruji podle různých oblastí, obchodníků, nebo libovolných skupin obchodníků.
- Podobné je to s grafy. V Tableau jich je široká škála. Lze je nadefinovat podle požadavků uživatelů a typu byznysu. I variabilita náhledu na graf je široká. Kliknutím na položku v grafu můžu změnit pohled např. na výnosy – z „očekávaných výnosů“ se lze snadno přepnout na „pravděpodobné výnosy“.
- Podrobnější vizualizace. Pod grafem uživatel najde detailní informace na jedné obrazovce.
Jak si Tableau poradí s vyhodnocováním klasických finančních reportů plných čísel?
I s takovými u nás pracujeme. Příkladem může být finanční report, který mi pomáhá sledovat plnění rozpočtu podle jednotlivých oddělení. Barevné rozlišení výsledků odchylek (na obrázku v posledním sloupci) na první pohled vidím plnění, nevyčerpání nebo překračování plánovaných hodnot. Vyfiltrovat si můžu konkrétní oddělení (jedno nebo více vybraných). Sleduji (ne)plnění rozpočtů ve zvoleném časovém intervalu podle nákladových druhů. Zároveň vidím dělení nákladů na interní (utilizace času jednotlivých zaměstnanců) i externí náklady (položky z faktur). Na jeden poklik se mohu podívat jaký zaměstnanec věnoval kolik času na danou položku nebo jaký zákazník/dodavatel vygeneroval externí náklady. Dříve jsem musela sdružovat data z více reportů, neobešla jsem se bez kontingenčních tabulek a pokročilých funkcí. Nyní šetřím čas za operativu a může se zabývat rovnou podstatou – řízením financí, sledováním firemních KPIs.
Zastavme se ještě u odchylek, které zajímají každého controllera. Co dalšího z finančního reportu vyčteš?
Velmi snadno vidím na jakém projektu k odchylce došlo. Vezměme si příklad překročení plánovaného rozpočtu. Prokliknu-li na nákladovou položku v konkrétním řádku můžu vidět např. jaký kolega spotřeboval více času a v jaké výši. Dále mám okamžitý vhled, jakou aktivitu dělal, jakým způsobem náklad vygeneroval. Pokud jde o externí náklad, jednoduše prokliknu na fakturu a vím, v jaké je výši a kdo ji vystavil. Následně vyhodnocuji, jestli aktivita na projektu nebo externí faktura byla k položce přiřazena oprávněně.
Tableau toho umí mnohem více a jeho konkrétní využití záleží na přizpůsobení konkrétní firmě, typu podnikání a potřebám. Zajímá Vás více? Kontaktujte nás.
